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河北美术学院会计档案管理办法

2017年10月30日 10:17  点击:[]

为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为学院经济活动服务,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国会计档案管理法》的规定,制定本办法。   

第一条 会计档案的内容   

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:   

1.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。   

2.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。   

3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。   

4.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,预算编制资料,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。   

第二条 会计档案的管理   

学院每年形成的会计档案,应当由财务处按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。   

财务处当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务处指定专人保管一年,期满之后填制“会计档案移交清册”一式二份,列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限,向院档案室办理移交手续。点交后双方签字,各执一份。移交时,账簿经管人员在“经管人员一览表”中填写移交日期并签名或盖章。   

移交学院档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,应当会同财务处和经办人员共同拆封整理,以分清责任。   

学院设置独立会计机构的单位应当根据有关规定制定出本单位的会计档案具体管理办法,指定专人保管会计档案,出纳人员不得兼管会计档案。   

单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当在财务处指导下移交学院档案室。法律、行政法规另有规定的,从其规定。   

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、15年、25年3类(见本办法所附《会计档案保管期限表》)。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。   

采用电子计算机进行会计核算的,应当保存打印出的纸质会计档案。存储于磁性介质上的会计数据及会计资料,计算机系统管理人员应妥善管理好。   

会计档案的保管应做到防盗、防火、防潮,确保其安全。   

第三条 会计档案的借阅使用   

单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,可以提供调阅或者复制,所有调阅的会计档案应及时填写会计档案调阅、复制登记清册,登记清册应载明调阅人姓名、工作单位、日期、内容、归还时间等。调阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。   

本单位人员调阅会计档案原则上应由业务经办人向会计主管人员请示,由会计主管向档案管理人员提供查阅范围,超范围的不予受理。   

外单位人员调阅会计档案应持单位介绍信,注明调阅内容,经主管院长批准方可办理调阅手续,与介绍信调阅内容无关的档案不予提供。须抄录和复制的会计档案须经财务处负责人同意。   

第四条 会计档案的销毁   

1.保管期满的会计档案销毁,应当由档案室会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。   

2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见,以书面形式报经理事会批准后销毁。   

3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。   

4.销毁会计档案时,应当由档案室和财务处共同派人监销。监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告理事会。   

第五条 本规定自印发之日起执行。   

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